Du bist wirklich motiviert und strengst dich an, ab trotzdem will und will deine Doktorarbeit nicht fertig werden? Du machst schon Pläne, schaffst es aber einfach nicht diese auch einzuhalten? Irgendwie funktioniert dein Zeitmanagement so überhaupt nicht, aber du weißt gar nicht so richtig woran das liegt?
Tritt doch noch mal einen Schritt zurück und versuche deine Arbeit neu zu organisieren. Für einen grundsätzlichen Eindruck, wie du Zeit und Raum für die Arbeit schaffen kannst, empfehle ich dir meinen Artikel „Doktorarbeit neben dem Job – so viel Arbeit so wenig Zeit“ und wenn du wissen willst, was Flow und Gewohnheiten damit zu tu haben, lies doch in meinen Artikel „Die Rolle des Zeitplans und der Gewohnheiten„.
Wenn du das Gefühl hast, dass du grundlegend zwar weißt, wie du vorgehen solltest, dir aber eine paar konkrete Methodenkenntnisse fehlen, dann bis du hier richtig. Ich stelle dir Methoden für die Priorisierung deiner Aufgaben und für eine möglichst effektive Nutzung deiner Zeit vor, die ich selbst für gut befunden habe.
Zusammenfassung verschiedener Zeitmanagementmethoden
Zwar mag die Doktorarbeit an sich (so wie andere wissenschaftlichen Arbeiten auch) durchaus ein komplexes und vielschichtiges Projekt sein, Probleme mit der Zeitplanung treten allerdings überwiegend beim Schreiben auf. Der Schreibprozess ist nicht im eigentlichen Sinne schwierig oder kompliziert, dennoch ist er recht aufwendig und zeitintensiv. Und Probleme treten vor allem auch deshalb auf, weil die meisten Doktoranden diesen Teil der Arbeit nicht so richtig ernst genommen haben und deutlich weniger Zeit eingeplant hatten.
Fürs wissenschaftliche Schreiben, egal ob im Rahmen der Doktorarbeit oder in anderem Kontext, muss man überwiegend nur sich selbst bzw. seine eigenen Zeit managen. Der erste Schritt hierfür ist die sinnvolle Prioritätensetzung und der zweite Schritt ist dann die effektive Nutzung der vorhandenen Zeitfenster.
Auch wenn du deine Arbeit wirklich ernst nimmst und hochmotiviert bist, wird die Zeit, die du dafür aufwenden kannst und willst dennoch begrenzt sein. Du muss sie also möglichst optimal nutzen, um deine Arbeit in absehbare Zeit abschließen zu können.
Drei Methoden zur Aufgabenpriorisierung
Wenn du entscheidest, welchen Aufgaben du dich widmen willst, kannst du natürlich rein intuitiv vorgehen und einfach tun, was dich als erstes anspringt. Die meisten Menschen werden allerdings besser damit fahren, sich Prioritäten zu setzen und vorab zumindest grob zu planen, was gerade ansteht
ABC-Methode
Eine ganz klassische Methode des Zeitmanagement ist die ABC-Methode. Sie basiert auf einer To-do-Liste und es geht darum die vorhandenen Aufgaben nach Wichtigkeit in drei Kategorien zu sortieren. A steht für die wichtigsten Aufgaben, die also höchst Priorität haben, B für die weniger wichtigen Aufgaben und C für die Aufgaben mit der geringsten Priorität. Die ABC-Methode kann bei einem gut abgegrenzten Projekt, wie einer Doktorarbeit gut funktionieren für die Gesamtplanung, weil es eine endliche Zahl an Aufgaben gibt und im Verlauf eher wenig Aufgaben hinzukommen. Natürlich kann die Priorisierung der Aufgaben im Verlauf eines Projekts angepasst werden, für die Planung einzelner Arbeitstage ist diese Methode dennoch eher nicht geeignet, da sie meist nur dazu führt, dass C-Aufgaben sicher nicht erledigt werden. Für die langfristige Planung ist diese Methode allerdings gut geeignet, da C-Aufgaben nicht vergessen, sondern zuverlässig abgearbeitet werden, wenn sie dran sind.
Eat-the-frog
Diese Methode basiert auf der Idee von Brian Tracy und hat tatsächlich nichts mit Fröschen zu tun. Es geht darum, eine besonders unangenehme oder schwierige Aufgaben als erstes am Tag zu erledigen, also den sprichwörtlichen Frosch zu essen. Wir neigen gern dazu solche Aufgaben vor uns her zu schieben, uns mit Nebensächlichkeiten abzulenken, um dann am Abend festzustellen, dass wir sie wieder nicht erledigt haben. Vom Prinzip ist es eine ganz ähnliche Herangehensweise, wie sie auch im Sprichwort „erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ vermittelt wird. Und tatsächlich ist es so, dass wir uns zufriedener fühlen und insgesamt produktiver sind, wenn wir schon eine unangenehme Aufgaben erledigt haben. Wir haben dann zu Recht das Gefühl etwas geschafft zu haben. Idealerweise nimmst du dir schon am Vortag einen ganz konkreten Frosch vor, den du am nächsten Morgen verspeisen wirst. Plane das Unangenehme oder Schwierige als erstes in deinen Tag ein, dann geht es nur noch darum es wirklich zu erledigen, ohne dich ablenken zu lassen. Und den Rest des Tages hast du für angenehmere Dinge ohne das nagenden Gefühl, dass da noch eine ungeliebte Aufgabe wartet.
Pareto-Prinzip oder 20/80-Prinzip
Beim Pareto-Prinzip geht man davon aus, dass man mit 20 Prozent des Aufwands bereits 80 Prozent des Ergebnissen schaffen kann. Für die restlichen 20 Prozent benötigt man dann nochmal 80 Prozent der Aufwands. Dabei geht es gar nicht um die konkreten Zahlenverhältnisse, sondern um die Idee dahinter. Richtig angewendet ermöglichst dir dieses Prinzip deine Zeit besonders effektiv zu nutzen, Perfektionismus abzubauen und dich nicht in Kleinigkeiten zu verzetteln. Für die meisten Tätigkeiten ist es keinesfalls erforderlich wirklich 100 Prozent zu liefern und gerade bei einem wissenschaftlichen Text lohnt es sich gar nicht, weil Gutachter und Reviewer meist sowie so nochmal andere Vorstellungen haben und Änderungen wünschen, egal wie sehr du vorher versucht hast alles perfekt zu machen. Konkret bedeutet das, dass du deine Zeit besser nutzt um die Einleitung fertig zu schreiben anstatt den Methodenteil zum vierten Mal zu überarbeiten. Strebe nicht ein „perfekt“ an, sondern ein „gut genug“.
Drei Methoden zur effektiven Nutzung deiner Zeit
Wenn du weiß, welchen Aufgaben du dich heute widmen willst, dann geht es nur noch darum das möglichst effektiv zu tun. Hier gibt es verschiedenen Ansätze zur Fokussierung, die auch davon abhängen wieviel Zeit du am Stück zur Verfügung hast und in wieweit du äußere Störungen tatsächlich abstellen kannst.
Not-to-do-Liste
Eine ganz einfach Methode zur Fokussierung ist die Not-to-do-Liste. Auf diese Liste kommen deine persönlichen Zeitfresser, also die Dinge, von denen du weißt, dass du dich gern oder oft von Ihnen ablenken lässt. Deine Not-to-do-Liste sollte nur ein paar Punkte umfassen und du kannst sie an die Wand hängen oder auf deinen Tisch legen, irgendwo hin, dass du sie gut im Blick hast und dich immer wieder bei Bedarf erinnern kannst, was du definitiv nicht tun wolltest. Wenn deine Not-to-do-Liste lang ist oder immer länger wird, dass solltest du das als Hinweis nehmen, deine gesamte Planung nochmals zu überprüfen, deine Aufgaben zu Priorisieren und dir Zeitfenster für deine Arbeit frei zu machen. Gegebenenfalls ist es erforderlich, dass du bestimmte Aufgaben bewusst nach hinten verschiebst oder delegierst. Und manchmal ist es auch hilfreich deine „Zeitfresser“ genauer anzusehen und die zu identifizieren, die tatsächlichen Bedürfnissen (z.B. nach Erholung oder nach Bewegung) entspringen. Erkenne Sie an und gestehe ihnen gewisse Zeiten innerhalb deines Tages zu, dann kannst du die anderen Zeiten auch wieder fokussierter und effektiver nutzen.
Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine recht einfache Methode zur Steigerung der eigenen Produktivität, die von vielen Doktoranden und Wissenschaftlern erfolgreich angewandt wird. Das Prinzip ist simpel: 25-minütige Blöcke von fokussierter und konzentrierter Arbeit werden gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier solcher Blöcke folgt eine 30-minütige Pause. Der Name der Methode stammt von einem Timer in Tomatenform, den der Begründer, Francesco Cirillo, verwendet hat. Wichtig für den Erfolg dieser Methode ist, dass man sich vorher überlegt, welche Arbeiten man in den 25 Minuten erledigen möchte und dass man dafür sorgt wirklich ungestört arbeiten zu können. Ebenfalls essenziell ist es, die Pausen wirklich einzuhalten. Gerade Aufgaben, die man nicht so gern macht und bei denen man sich leicht ablenken lässt, lassen sich auf diese Methode effektiv abarbeiten, da ein 25-minütiges Zeitfenster sehr überschaubar ist und der Fokus auf der ablaufenden Zeit liegt (deshalb sollte man möglichst einen gut sichtbaren Timer verwenden), so dass eigentlich kein Raum mehr für Ablenkungen ist.
60-60-30-Methode
Es gibt Tätigkeiten für die 25-minütige Zeitfenster eigentlich zu kurz sind. Für mich sind das z.B. meine Schreibarbeiten. Da kann und will ich deutlich länger Phasen am Stück dran arbeiten und ich möchte auch zwischendrin kurz nachdenken können ohne mich durch den ablaufenden Timer gestresst zu fühlen. Hierfür nutze ich die 60-60-30 Methode. Bei dieser Methode sind die einzelnen Blöcke 55 Minuten lag und werden erst dann von einer 5-minütigen Pause unterbrochen. Nach zwei Blöcken folgt dann wie bei der Pomodoro-Technik eine 30-minütige Pause. Anwenden sollte man diese Methode allerdings nur, wenn man wirklich sicherstellen kann, dass man ausreichend lang ungestört sein kann und auch die erforderliche Konzentration aufbringt. Auch hier gilt, dass man sich vorab überlegen sollte, welche Aufgaben man erledigen möchte. Am besten überlegt man sich auch, wofür man die Pausenzeit nutzt. Die Pomodoro-Technik und die 60-60-30 Methode können auch gut beide im Wechsel durchgeführt werden, abhängig von den anstehenden Aufgaben oder auch von der eigenen Leistungsfähigkeit zu unterschiedlichen Tageszeiten. Man sollte allerdings vorher festlegen, wie lang ein Block sein wird und nicht spontan wechseln.
Meine Wertung der Methoden
Die genannten Methoden funktionieren für mich alle gut, nur nicht für jede Problematik. Besonders wichtig ist es für mich, mir meine Aufgaben immer wieder anzusehen und einen regelmäßigen Review zu machen, wo ich erkennen kann, ob ich das erledigt habe, was ich wollte, wie produktiv ich war und welche Dinge ich womöglich vor mir hergeschoben habe. Anhand meines Reviews setzte ich dann neue Prioritäten und wähle meine Arbeitsmethoden aus. Es gibt auch bei mir immer wieder Phasen in denen ich nicht gut vorankomme und auch mal meinen Fokus verliere. Gerade dann ist es hilfreich eine handvoll Methoden parat zu haben, auf die ich dann zurückgreifen kann.
Fehleranalyse
Wenn du gerade nicht gut vorankommst, möchte ich dich ermutigen einen ganz differenzierten Blick auf deine Aufgaben und deine Arbeitsweise zu werfen. Leidest du mehr an der Menge der Aufgaben, aus denen du die wichtigsten rauspicken musst? Oder schaffst du es nicht Zeitfenster freizuschaufeln, in denen du fokussiert arbeiten kannst? Oder bist du sehr abgelenkt und schiebst bestimmte Aufgaben immer wieder vor dir her? Sei ehrlich zu dir selbst, denn nur wenn du dein Problem richtig erkennst, kannst du ihm auch mit den richtigen Methoden begegnen. Sehr gern helfe ich dir auch bei dieser Analyse. Ein 30-minütiges Erstgespräch ist auf alle Fälle kostenlos und bringt dich aber sicher schon einen großen Schritt voran. Melde dich einfach telefonisch oder per Mail.
Außerdem möchte ich dich ermutigen einfach mal etwas neues auszuprobieren. Denn wenn deine aktuellen Methoden nicht die Erfolge bringen, die du dir wünschst, wird es das beste sein etwas an den Methoden zu verändern.
